Atlassian Jira, Portfolio for Jira, AddOns

Atlassian Jira hat wohl den höchsten Marktanteil unter den Projektmanagement-Werkzeugen, die bei Firmen und Organisationen, die Software entwickeln im Einsatz sind. Dabei geht die Verwendung immer wieder über Softwareentwicklungsprojekte hinaus und das Tool wird auch für die  Verwaltung von Projekten eingesetzt, die nichts mit Software zu tun haben. Das Werkzeug stellt nicht selten das Zentrum der täglichen Arbeitsorganisation dar und ist damit enorm wichtig.

Die Software organisiert die Verwaltung von Aufgaben in sogenannten Projekten, egal ob es um echte Projekte geht oder nur um die Zusammenfassung der Arbeit eines Teams. Wie die meisten Projektmanagement-Werkzeuge ist die Anwendung für die Planung und das Management einzelner Projekte optimiert.

Im Alltag der Softwareentwicklung arbeiten Projekte oder Teams allerdings meist nicht isoliert,so erleben es unsere ASERVO Consultants vor Ort bei Kunden immer wieder. Oft hängen Aufgaben verschiedener Teams voneinander ab oder sie arbeiten sogar an einem gemeinsamen Produkt bzw. Ergebnis im Rahmen eines Produktportfolios zusammen. Beispielsweise könnte pro Team eine Softwarekomponente bearbeitet werden, die in einem Automodell mit anderen Softwarekomponenten zum Einsatz kommt und auch mit diesen kommuniziert. Dann gibt es womöglich gemeinsame Releasetermine und eine Multiprojekt- bzw. Portfolioplanung wird notwendig. Auch auf Ebene der Ressourcenplanung, was die Anzahl und Kompetenzen verfügbarer Mitarbeiter angeht, ist eine Multiprojektplanung absolut notwendig, um deren gesamte Arbeitslast in der Planung zu berücksichtigen.

Im Folgenden geht es um die Möglichkeiten, die Atlassian Jira alleine und erweitert um AddOns für das Multiprojektmanagement bietet.

 

Multiprojektmanagement mit Atlassian Jira, ohne weiteres AddOn

Der Abgleich von Aufgaben zwischen Projekten auf mündlicher Basis, z. B. in regelmäßigen teamübergreifenden Meetings gehört zum empfehlenswerten, natürlichen Weg und Prozedere in Arbeitsalltag. Dazu bietet das Werkzeug als Ergänzung stand-alone schon einige interessante Möglichkeiten der Multiprojektverwaltung von Aufgaben.

 

Multiprojekt- oder Portfolio Jira Boards

Mit Scrum- (siehe Abb. 1 und Abb. 2) bzw. Kanban-Boards von Jira Software hat man die Möglichkeit die Abarbeitung auf graphischer Ebene zu verfolgen und zu verändern. Dabei ist die Menge der Aufgaben, die in diesem Board dargestellt werden, über eine Abfrage frei definierbar. Das können auch mehrere Projekte sein, wie in Abb. 1 bzw. Abb. 2 dargestellt (Projekte PJA und PJB). Auf diese Weise kann man sich sehr einfach eine Multiprojekt- oder Portfolio-Sicht auf die Abarbeitung verschaffen.

Dokumentation zu agilen Jira Boards

Jira -Multi Project Scrum Backlog © 2018 Atlassian

Abb. 1: Multi Project Scrum Backlog mit teamübergreifendem Epic "Enhanced Entertainment" und Stories aus verschiedenen Projekten (Projekte PJA und PJB)

 

Jira - Multi Project Scrum Board © 2018 Atlassian

 Abb. 2: Multi Project Scrum Board mit Stories aus verschiedenen Projekten (Projekte PJA und PJB)

Ebenso ist es möglich projektübergreifende Auswertungen - sogenannte Filter - zu definieren, um eine Liste von Aufgaben zu bekommen.

 

Neben der direkten Nutzung der Liste im Werkzeug, wie in Abb. 3 dargestellt,  kann diese auch in eine CSV Datei exportiert werden. Darüber hinaus kann die Liste die Aufgaben definieren, die in einem Report, oder in einer anderen graphischen Auswertung genutzt werden.

 

Jira -Filter mit Ergebnisliste © 2018 Atlassian

Abb. 3: Filter mit Ergebnisliste über drei Projekte (Projekte POM, PJA, PJB)

 

Ohne weiteres AddOn ist es bereits gut möglich, den Stand der Abarbeitung projektübergreifend zu verfolgen. Es gibt aber praktisch kaum Möglichkeiten, die Aufgaben oder Ressourcen projektübergreifend vorab zu planen. Außerdem bestehen Einschränkungen. So sind keine projektübergreifenden Releaseversionen möglich. Dafür sind weitere Werkzeuge notwendig, entweder außerhalb von Jira oder mittels AddOn.

 

Austausch mit Jira externen Werkzeugen

Ohne direkte Integration erfolgt ein Datenaustausch mit externen Werkzeugen üblicherweise über den Export und Import von CSV Dateien. Die gewünschte Menge von Aufgaben und Feldern kann über Filter definiert hinterlegt werden. Aber Vorsicht! Ein wiederholter Import, der existierende Aufgaben aktualisiert, ist nur über die CSV Importfunktion im Administrator-Menü möglich. Die Einstellungen des CSV Imports (insbesondere das Mapping der Felder) werden zur Wiederverwendung am besten in einer Datei gespeichert.

Der einfachste Fall eines externen Werkzeugs wäre die weitere Bearbeitung mit MS Excel. Der Austausch der Daten erfolgt aber nicht sofort bei jeder Änderung, sondern erst durch einen Export. Das bedeutet, die Aktualität der Aufgaben im externen Werkzeug ist nicht jederzeit gewährleistet.

Nach unserer Erfahrung ist dieses Vorgehen kaum praxistauglich, der Datenaustausch wird aufgrund der großen Mühe immer seltener stattfinden, so dass die Daten nicht aktuell und zuverlässig sind. Ausnahmen bilden einfache Auswertungen mit einem Export nach MS Excel und der weiteren Bearbeitung dort. Dabei gilt es zu beachten, dass alle Schätzwerte in Sekunden exportiert werden, auch wenn sie in Jira z. B. in Tagen oder Stunden dargestellt werden.

 

Portfolio for Jira, Logo © 2018 Atlassian

 

Portfolio for Jira Beschreibung

Ein Jira AddOn namens "Portfolio for Jira" bietet Atlassian selbst zur Multiprojekt- bzw. Portfolioplanung und Fortschrittsverfolgung an. Portfolio for Jira  ist insbesondere für agile Vorgehensweisen ausgelegt. Dabei werden immer automatisch die aktuellen Jira Daten verwendet. Änderungen können problemlos in Portfolio selbst ausprobiert werden, bis sie bewusst in Jira  zurückgeschrieben werden. 

Das AddOn bietet eine eigene Projekt- und teamübergreifende Sicht auch mit graphischer Darstellung. Dieser Überblick kann auf verschiedener hierarchischer Ebene erfolgen wie in Abb. 4 für Stories und in Abb. 5 für Epics zu sehen. Die graphische Planung erfolgt inklusive Projekt-Releases wie "PJA V1" und projektübergreifenden Releases wie "Common Release 1" (projektübergreifende Releases sind nur mit Portfolio for Jira möglich!). Im Beispiel wurden alle Stories von Portfolio for Jira automatisch dem "Common Release 1" zugeordnet, da die Berechnung zeigte, dass sie bis zum fixen Releasetermin alle abgearbeitet werden können.

 

Portfolio for Jira Story Plan © 2018 Atlassian

 Abb. 4: Portfolio for Jira Story Plan für drei Projekte (Projekte POM, PJA, PJB) 

 

Vorgänge von POM sind in dieser Story Ansicht nicht zu sehen, da POM nur Epics hat. Es gibt aber auch eine eigene Epic Ansicht:

 

Portfolio for Jira Epic Plan © 2018 Atlassian

 Abb. 5: Portfolio for Jira Epic Plan für 3 Projekte (Projekte POM, PJA, PJB)   

 

Die Features von Portfolio for Jira sind vor allem auf projektübergreifender Ebene für das Multiprojekt- oder Portfoliomanagement, aber auch bei der Arbeit in oder unter den Projekten für die Projektleiter und Anforderungsmanager nutzbar, wie im Folgenden aufgezeigt wird.

Projektübergreifende Features

  • Aktuelle Übersicht über mehrere Teams und Projekte
    • Immer automatisch mit aktuellen Jira Daten
    • Multiprojektplanung von Releases
      • Für agile und klassische Vorgehensweisen
      • Einfache, Multiprojekt- bzw. Portfolio- Priorisierung
      • Planung kann für Jira Teams vorgegeben werden (muss aber nicht)
    • Vorhersagen, ob oder wann ein Releasetermin eingehalten wird
    • Tracking des Fortschritts, auch von gemeinsamen Release-Terminen

  • Multiprojekt-Ressourcenplanung
    • Zuteilung von Ressourcen nach Kenntnissen und Auslastung der Mitarbeiter
    • Szenarien erlauben „wenn, dann…“ Alternativen

 

Portfolio for Jira - Zusammensetzung eines Teams © 2018 Atlassian

Abb. 6: Zusammensetzung eines Teams nach Skills und Kapazitäten   

 

Projektspezifische Features

  • Bessere Abstimmung mit anderen Teams
    • Gemeinsame Planung von Releases ist möglich
    • Multiprojekt-Abhängigkeiten können bei der Planung automatisch berücksichtigt werden
  • Mehrere Scrum Teams können besser geplant und koordiniert werden
    • Einfachere Verteilung von Stories auf die Teams
      • Nach Team-Kapazität
      • Nach Team-Spezialisierung
    • Team übergreifendes Tracking des Fortschritts
  • Vorhersagen, ob und wann ein Releasetermin eingehalten wird
  • Szenarien erlauben „wenn, dann…“ Alternativen

 

Unsere Praxisbewertung zu Portfolio for Jira

Im Praxiseinsatz sehen wir die Stärken des AddOns in der umfangreichen Erweiterung der Multiprojekt- bzw. Portfolioplanung (auch Ressourcenplanung), die hier geboten wird und der direkten Integration sowie optimaler Datensynchronisation mit Jira. Extra Pluspunkte verdienen aus unserer Sicht auch die graphische Darstellungen der Planung und die Handhabung übergreifender Releases.

Als eine Einschränkung  empfinden wir die nicht ausgereiften Optionen, Anpassungen oder eine eigene Gestaltung vorzunehmen. So lässt sich beispielsweise keine eigene Berechnung einfügen oder Graphiken sind nur bedingt zu beeinflussen. Zwar gibt es seit kurzem eine offizielle API zur eigenen Erweiterung, im Umfang kann sich Portfolio for Jira jedoch (noch) nicht mit den marktführenden Werkzeugen zur Planung eines Portfolios vergleichen.

 

Weitere Jira AddOns 

Portfolio Toolkit

Hersteller: Teamlead
Erweiterung von Portfolio for Jira  um wenige Features

 

Structure for Jira

Hersteller: ALM Works
Eigene hierarchische Strukturierung von Jira  Vorgängen, projektübergreifende Betrachtung

 

BigGantt

Hersteller: SoftwarePlant
Gantt Chart Planung mit Abhängigkeiten und etwas Portfolio Funktionalität. Entspricht einem klassischen Projektmanagement-Werkzeug mit Berücksichtigung agiler Vorgehensweisen.

 

BigPicture

Hersteller: SoftwarePlant
Projekt Portfolio Management, Ressourcen Management, Risiko Management mit Gantt Charts.

 

Agilefant Business Execution for Jira

Hersteller: Agilefant Ltd
Verknüpft High Level Initiativen mit Jira Epics und Aufgaben. Erlaubt damit die Planung und Verfolgung des Fortschritts aus Business-Sicht.

 

Fazit

Atlassian Jira  bietet als eigenständige Version schon erste Möglichkeiten für das Multiprojekt- bzw. Portfoliomanagement, reicht alleine aber keineswegs aus. Nötige Erweiterungen bieten AddOns wie insbesondere Portfolio for Jira, die optimal mit Jira Vorgängen, Teams und Releases zusammenarbeiten. Allerdings bieten sie zumeist nicht den Funktionsumfang eigenständiger Werkzeuge zum Multiprojekt- oder Portfoliomanagement. Entscheidend ist im Einzelfall, ob die Integration oder der Funktionsumfang im Vordergrund steht.